برای اطمینان از اجرای دقیق طرح پذیرش هتل به چندین مهارت نیاز است. برخی از این مهارت‌ها عبارتند از ارتباط، همکاری، هماهنگی و غیره. درک فناوری اولیه و مدیریت ابزارهای میز جلو نیز لازم است. در این نوشته می‌خواهیم به عنوان پذیرش هتل چیست و هر آنچه درباره این موضوع لازم است بدانیم می‌پردازیم. همچنین پذیرش در هتل یک عملکرد مهم در حوزه مهمان نوازی است. می‌توان آن را راه نجات هتل دانست. مسئول پذیرش در هتل نقش بسزایی در برقراری ارتباط با مهمانان و پذیرایی از آنها برای اقامتی لذت بخش دارد. همچنین پیگیری تجهیزات هتلی مورد نیاز هتلها در بعضی مواقع از سوی پذیرش هتل انجام می‌پذیرد.
بررسی پذیرش در هتل
پذیرش در هتل از تکمیل مراحل ثبت نام گرفته تا رزرو، اختصاص اتاق و کنترل کلیدها، پشتیبانی 360 درجه را برای عملکرد روان هتل فراهم می‌کند. هنگامی که مهمانان از هتل بازدید می‌کنند، در میز پذیرش شروع به تعامل می‌کنند. تا حد قابل توجهی، تأثیر هتل شما با دیدن لابی میز جلو شما ایجاد می‌شود. گاهی اوقات، یک مسئول پذیرش در هتل وظایف دیگری مانند مدیریت زنجیره تامین یا نظارت بر تعمیر و نگهداری هتل را انجام می‌دهد. برای تسهیل عملیات روان همه این بخش‌ها، کارکنان میز جلو شما باید مهارتهای ارتباطی قوی داشته باشند. پذیرش در هتل و تیم آنها بهتر است با مهمانان با مهارتهای بین فردی تأثیرگذار تعامل داشته باشند. کار پذیرش هتل همچنین شامل فعالیت‌های مدیریتی به عنوان بسیاری از مواردی است که باید از آنها مراقبت کرد. مدیریت لازم است، از ایمن نگه داشتن کارت‌های کلید اتاق گرفته تا ارائه خدمات به موقع و تضمین اقامتی دلپذیر برای مهمانان شما. جنبه مدیریت عمیقاً در کار پذیرش هتل ادغام شده است زیرا کارکنان باید مهمانان و فعالیت‌های آنها را در هتل مدیریت کنند. داشتن دانش عمیق گردشگری نیز یک امتیاز مثبت برای پذیرش هتل است. این به درک بهتر مهمانان و ترجیحات آنها کمک می‌کند.
پذیرش هتل چه کاری را انجام می‌دهند؟
هر زمان که مهمانان وارد هتل می‌شوند، ابتدا با میز پذیرش یا پذیرش هتل مواجه می‌شوند خدمات مختلفی وجود دارد که یک مسئول پذیرش هتل به مهمانان ارائه می‌دهد، مانند میزبانی و هماهنگی جلسات آنها همراه با اختصاص اتاق، به اشتراک گذاری اطلاعات، رسیدگی به درخواست مهمانان و غیره. مشاغل پذیرش در هتلها بسیار جامع و سخت است. اگر شما یک هتل دار هستید، باید بدانید که کسب و کار هتل پذیرای پایگاه وسیعی از مشتریان با سوابق مختلف است.
اهمیت پذیرش در هتل
تاثیر آن بر مهمانان می تواند اهمیت فضای پذیرایی در یک هتل را بسنجد. میز پذیرش مسئول ایجاد تصویر هتل برای مهمانان و بازدیدکنندگان است. پذیرش هتل بدون شک مرکز مدیریت هتل در عین تسهیل رزرواسیون زودهنگام، تکمیل چک‌این و چک‌اوت استاندارد و انجام وظایف پذیرش هتل مبتنی بر مدیریت است. بیایید در مورد اهمیت مختلف پذیرش هتل توضیح دهیم:
- برای مدیریت مهمانان: مدیریت مهمانان هتل و مسئولیت‌های آنها مهم‌ترین وظیفه میز پذیرش است. اولین نقطه تماس در هتل پذیرش هتل است. پس از برقراری ارتباط با کارکنان پذیرش، مهمانان با سایر کارکنان مانند بخش خانه داری و غذا ارتباط برقرار می‌کنند. چندین شرح وظایف پذیرش هتل شامل مسئولیت‌هایی مانند سرگرمی و هماهنگی با مهمانان در طول اقامت آنها می‌شود. بعداً، پذیرش در یک هتل باید با هماهنگی دپارتمان صحیح برای خدمات درخواستی مهمان، انتظارات را برآورده کند.
- رسیدگی به شکایات اولیه: آیا هتل محل حوادث ناگوار است؟ چگونه؟ خب، چندین چیز ممکن است در یک هتل اشتباه پیش برود. برای مثال، مهمان شما ممکن است کارت کلید هتل خود را شکسته باشد یا خود را قفل کرده باشد. در چنین شرایطی چه باید کرد؟ آنها مستقیماً به پذیرایی می‌روند و قصد دارند مشکل خود را حل کنند از این رو، میز پذیرش در رسیدگی به مشکلات مشتری قابل توجه است.
- برای ساخت و حفظ تصویر هتل: همانطور که قبلاً اشاره کردیم، مهمانان با میز جلوی هتل در اولین ورودی خود تعامل دارند. میز پذیرش مسئول حفظ وجهه هتل است. یک میز پذیرش خوش برخورد و خوش اخلاق، تصویر خوبی از هتل در مقابل مهمانان ایجاد می‌کند. یک تجربه عالی از میز جلو نیز دانش مهمانان را افزایش می‌دهد.
- برای پشتیبانی از عملکردهای اصلی هتل: چندین عملکرد در یک هتل وجود دارد که نیاز به پشتیبانی اضافی دارد. حفظ زنجیره تامین، استخدام کارکنان مناسب، مدیریت سهام، نظارت بر امور خانه داری و غیره. اینها عملکردهای اصلی هتل هستند که از میز پذیرش پشتیبانی می‌شوند. از آنجایی که میز جلو تمامی این عملکردها را انجام می‌دهد و به آنها کمک می‌کند، در محیط عملیات هتل یکپارچه و فراگیر هستند.
- برای پشتیبانی از تجربه خدمات مشتری خوب: ایجاد یک تجربه خدمات مشتری باعث حفظ مشتری بیشتر برای هتل می‌شود. حفظ مشتری اصل اساسی کسب و کار مهمان نوازی است. به همین دلیل است که مسئول پذیرش هتل نیز به ایجاد تجربه خدمات مشتری کمک می‌کند.
وظایف و مسئولیت های مسئول پذیرش هتل چیست؟
به عنوان نقطه تماس اولیه، پذیرش در میان مهمانان اعتماد ایجاد می‌کند. به همین دلیل هدف اصلی پذیرش هتل حفظ تعامل با مهمانان است. وظایف مختلف پذیرش هتل عبارتند از:
- آنها به مهمانان خوش آمد می‌گویند و اقامت آنها را در هتل مدیریت می‌کنند. مدیریت او شامل خانه داری، ورود یا خروج، انتقال چمدان، رزرو تاکسی برای خروج، رسیدگی به بازدیدکنندگانی است که برای ملاقات با مهمانان آمده‌اند و غیره.
- آنها همچنین مسئول اطمینان از حضور اجتماعی در اطراف مهمانان هستند. آنها باید محیطی مودبانه و دوستانه در هتل داشته باشند. محیط مناسب، تجربه کلی مهمانان را مناسب می‌کند.
- درک نیازهای مهمانان و حمایت از آنها نیز از وظایف مهم پذیرش در هتل است. وظایف و مسئولیت‌های پذیرش هتل شامل مدیریت تماس‌ها و اقدامات مربوط به مهمانان است.
- پاسخگویی و رسیدگی به تماس‌ها و پیام‌های مهمانان نیز از وظایف ضروری پذیرش در هتل است. متخصصان مختلفی برای انجام و شرکت در فعالیت‌های تجاری مانند جلسات، کنفرانسها و غیره در هتل می‌مانند. در چنین وظایفی، مدیریت تماس‌ها و پیام‌ها حیاتی می‌شود. از این رو، در رده وظایف پذیرش هتل قرار می‌گیرد.
- میز پذیرش نیز وظیفه پاسخگویی به تماس‌ها و ارسال آنها به مهمان مربوطه را بر عهده دارد.
- مدیریت رزرواسیون و رزرو پذیرش هتل جنبه جدایی ناپذیر از وظایف پذیرش هتل است. هر روز صدها مهمان از محوطه هتل شما بازدید می‌کنند. مدیریت چنین حجمی از مهمانان پیچیده است. با این حال، میز پذیرش برای انجام کارآمد آن مورد نیاز است.
- ایجاد محیطی که صمیمیت و مهربانی را برای مهمانان در بر گیرد یکی از وظایف پذیرش هتل است.
- میز پذیرش نیز از وظایف اداری هتل پشتیبانی می‌کند. چندین وظیفه و مسئولیت دیگر پذیرش هتل شامل کمک به سایر عملیات اصلی پذیرش هتل است.
پذیرش هتل چه مهارت‌هایی نیاز دارد؟
اگر قصد دارید در پذیرش هتل شغلی ایجاد کنید، باید مجموعه مهارت خاصی داشته باشید. مهارتهای مورد نیاز عبارتند از: ارتباطات قوی، رهبری صحیح، حسن نیت، درک نرم افزار مدیریت هتل و… .
فرض کنید شما یک صاحب هتل هستید و به دنبال پذیرش در یک هتل هستید. در این صورت، باید بدانید که چگونه یک شرح شغلی مناسب برای پذیرش هتل ایجاد کنید تا در مورد مهارتهای پذیرش میز پذیرش مورد نیاز برای پذیرش ایده آل در یک هتل صحبت کنید. این مهارت‌ها به شرح زیر هستند:
- ارتباط موثر: تعامل با مردم یک وظیفه ضروری برای یک مسئول پذیرش هتل است، زیرا یک مسئول پذیرش باید به طور مداوم با مهمانان تعامل داشته باشد.
- مهارت های مدیریت ایده آل: یک مسئول پذیرش در یک هتل نیاز به مدیریت وظایف مختلف دارد. مدیریت سهام و زنجیره تامین از جمله ویژگی‌های حمایتی است که توسط پذیرش در هتل انجام می‌شود.
- رویکرد مؤدبانه و خوش رفتار: مهمانان برای اولین بار که به هتل می‌آیند با میز پذیرش تعامل دارند تا سوالات خود را حل کنند. آنها تجربه خود را با پرسیدن سوال از میز جلو شروع می‌کنند. مسئول پذیرش هتل باید شخصیتی گرم داشته باشد.
- درک فناوری و فناوری اطلاعات: کار در میز پذیرش شامل کارهای مختلف IT و کامپیوتر است. پذیرندگان خوب در هتلها باید کامپیوتر و فناوری مدیریت اولیه را اداره کنند. داشتن مهارتهای IT برای مدیریت در مقیاس بزرگ در صدر قرار دارد. انجام چنین فعالیت‌هایی مستلزم حمایت از کاربردهای تکنولوژیک است.
- مهارت در رسیدگی به حساب‌ها و پول نقد: از آنجایی که میز پذیرش ورودی و خروجی پول نقد را مدیریت می‌کند، مسئول پذیرش هتل باید به نقدینگی و تراکنش‌های مرتبط با مهمانان رسیدگی کند، به همین دلیل است. مسئول پذیرش هتل باید توانایی رسیدگی به وجوه نقد و مراحل حسابداری را داشته باشد.
- مدیریت انواع تجهیزات مورد نیاز: مسئول پذیرش در هتل همچنین باید ابزارها و تجهیزات مختلفی مانند دستگاه‌های فتوکپی، چاپگر و غیره را مدیریت کند. به همین دلیل است که شرح وظایف پذیرش هتل شامل مدیریت چندین نوع تجهیزات نیز می‌شود.
